Shared Desk – Divide et Labora!
Die Corona-Pandemie hat den seit Längerem bestehenden Trend zu Home-Office und Shared Desk weiter verstärkt. Dedizierte Arbeitsplätze und Präsenzpflicht sind wohl bald passé. Das spart Kosten und schont die Umwelt. Das geteilte Büro will aber wohl organisiert und abgesichert sein. Dabei hilft eine flexible digitale Identität.
Arbeiten von zu Hause aus hat Konjunktur: Vor allem aus Infektionsschutzgründen herrschte in Deutschland sogar zeitweise Homeoffice-Pflicht.1 Diese Regelung kam der Mehrheit der Arbeitnehmer aber keineswegs ungelegen: In einer Studie von IBM gaben 75 Prozent der Befragten an, sie wollten zumindest gelegentlich zu Hause arbeiten, 54 Prozent möchten ihr Büro sogar überwiegend ins Home-Office verlagern.2 Die Umwelt profitiert in jedem Fall vom neuen Trend, denn weniger Fahrten zur Arbeit bedeuten auch weniger CO2-Emissionen.
Die Arbeitgeber begrüßen gleichermaßen den neuen Trend, bringt er doch, in Verbindung mit flexiblen Raumnutzungskonzepten, handfeste Kostenvorteile. Im Shared-Desk-Büro gibt es keine fest zugeordneten Arbeitsplätze mehr und daher auch keine verwaisten Flächen, deren Nutzer gerade in Urlaub, auf Dienstreise, auf Fortbildung, krank oder eben im Home-Office sind. Bürostuhl und Schreibtisch werden ganz nach Bedarf immer wieder neu zugeordnet. Etwa jeder fünfte arbeitet bereits so, und negative Auswirkungen auf Motivation oder Wohlbefinden wurden nicht beobachtet.3
Das neue Bürokonzept setzt aber anspruchsvolle Gebäudetechnik und vorausschauende, vernetzte Ressourcenplanung voraus. Kalkuliert man die noch erforderliche Fläche zu üppig, geht das zu Lasten der Kosteneinsparung, rechnet man zu knapp, findet möglicherweise nicht jeder, der im Firmenoffice arbeiten will, dort einen Platz. Die Zugangskontrolle will ebenfalls auf das Shared-Desk-Konzept abgestimmt sein. Denn mit der sich immer wieder ändernden Arbeitsplatzzuteilung diffundiert auch die soziale Kontrolle gegenüber betriebsfremden Personen. Die sich ständig ändernden Bedingungen verhindern eine permanent optimale Konfiguration. Das System muss sich permanent anpassen. Ist das Identitätsmanagement auf mehrere Instanzen verteilt, kann dies schnell zur Belastung für das Personal-, Office- und Sicherheitsmanagement werden.
evolutionID bietet die passenden Antworten auf die Herausforderungen des Shared-Desk-Zeitalters. Dies beginnt schon bei der Buchung des Arbeitsplatzes über einen IDfunction Prozess: Wer in der Firma arbeiten will, kann sich bequem online mit seinem Browser einen Platz reservieren und erhält ein Bestätigungs-Mail. So wird eine Überbelegung verhindert, und aus den Buchungszahlen lässt sich genau berechnen, wie viele Arbeitsplätze wirklich erforderlich sind.
Aus den in der digitalen Identität hinterlegten Informationen kann das Vergabesystem direkt ableiten, ob zum Beispiel ein behindertengerechter Arbeitsplatz erforderlich ist oder ob der Mitarbeiter einen Garagenstellplatz braucht. Temporär oder dauerhaft kann auch ein Schließfach bereitgestellt werden, das der Angestellte bequem mit seinem Firmenausweis öffnet. Offen steht dann natürlich auch der Zugang zum Büro – und zwar nur in den Bereichen, die der jeweilige Mitarbeiter wirklich braucht und nur zu den Zeiten, in denen er angemeldet und eingeloggt ist. Diese Anwendungsbeispiele ließen sich noch beliebig fortsetzen.
Bei jeder Nutzung des Firmenoffice ist also eine Vielzahl von Systemen involviert. Eine babylonische Daten- und Rechteverwirrung ist in zeitgemäßen Anlagen aber dennoch nicht zu befürchten. Denn Buchungssystem, Schließfach, Zugangskontrolle und alle anderen berechtigungsrelevanten Systeme greifen auf ein und dieselbe digitale Identität zu. Verliert ein Mitarbeiter seinen Firmenausweis oder verlässt er das Unternehmen, können sämtliche erteilten Berechtigungen mit einem Mausklick wieder rückgängig gemacht werden.
Die dynamische Arbeitsplatzvergabe mit ihren begleitenden Funktionen ist natürlich nur ein Beispiel für die komplexen Einsatzmöglichkeiten digitaler Identitäten – und das Potenzial von IDfunction. Wir von evolutionID konfigurieren und customizen unser Produkt immer so, dass es sich in die EDV- und HR-Landschaft des Kunden integriert. Denn unsere Überzeugung ist: Die Software muss sich an das Geschäftsleben anpassen – nicht umgekehrt.
Wer klare Verhältnisse schafft, spart sich unnötige Mehrarbeit – auch und gerade im Shared-Desk-Zeitalter.
1Source: Juris.de | 2Source: IBM | 3Source: Fraunhofer Institut
