Prozessinnovation:
Papierlos zu digitaler Exzellenz in physischem und identitätsbasiertem Zugangs-Management
In der heutigen, schnelllebigen Technologiewelt stehen Unternehmen unter wachsendem Druck, traditionelle papierbasierte Workflows durch integrierte digitale Lösungen zu ersetzen. In diesem Beitrag beleuchten wir die Transformation von Physical and Identity Access Management (PIAM)-Systemen – besser bekannt als Ausweismanagement, Zugangskontrolle, physische Zutrittskontrolle oder Kartenverwaltung – von analogen Prozessen hin zu effizienten, sicheren digitalen Plattformen.
Wir gehen auf die zentralen Herausforderungen dieses Wandels ein, analysieren die Grenzen herkömmlicher Methoden und zeigen innovative Lösungen, die die Prozessmodellierung und -ausführung neu definieren können.
Die Zukunft des Zugangsmanagements: Die Evolution von PIAM-Systemen
Physical and Identity Access Management (PIAM)-Systeme sind essenziell für die Verwaltung von Zutrittsrechten, die Ausgabe von Berechtigungen und die Kontrolle des physischen Zugangs in mittleren bis großen Unternehmen. Sie integrieren sich nicht nur mit internen Identitätsanbietern, sondern auch mit einer Vielzahl von Umsystemen – darunter physische Zutrittskontrollsysteme (PACS), Self-Service-Kioske und Parkraummanagement-Lösungen.
Marktführer wie HID, Oracle und Dell dominieren seit Jahren diesen Bereich, der aktuell auf 1,19 Milliarden USD geschätzt wird und bis 2030 mit einer jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 15,3 % wächst.
Das Hauptziel dieser Systeme besteht darin, Badges und Tokens für jede einzelne Person zu verwalten. Die Komplexität entsteht jedoch, wenn diese Systeme in zahlreiche interne und externe Prozesse integriert werden müssen. Dies reicht von Self-Service-Anwendungen, in denen Mitarbeitende ihre Profile (einschließlich Badge-Fotos) aktualisieren, bis hin zu Genehmigungsworkflows, die eine Validierung sowohl von internen Stakeholdern als auch externen Behörden erfordern. Der Umfang dieser Funktionalitäten macht deutlich, wie wichtig eine integrierte Softwarelösung ist, die nicht nur diese Prozesse digitalisiert, sondern auch standardisiert.
Die Herausforderung der Digitalisierung papierbasierter Prozesse
Trotz der klaren Vorteile der digitalen Transformation verlassen sich viele Organisationen weiterhin auf Papierformulare, um Bewerberinformationen zu erfassen und Badge-Anfragen manuell zu bearbeiten. Zwar mag die Bearbeitungszeit für den Erhalt eines Badges in manchen Fällen weniger kritisch sein, doch das Fehlen einer lückenlosen Auditierung, die Unmöglichkeit, alle Ereignisse nachzuvollziehen, sowie das Fehlen eines robusten, rollenbasierten Zugriffsmanagements stellen erhebliche Risiken dar. Die Herausforderung liegt also nicht allein in der Geschwindigkeit der Ausführung, sondern vor allem darin, jede digitale Interaktion sicher, nachvollziehbar und konform mit internen Richtlinien sowie externen Vorschriften zu gestalten. In diesem Beitrag teilen wir unsere Erfahrungen, bei denen die Digitalisierung papierbasierter Prozesse im PIAM-System durch folgende Herausforderungen das Projekt gefährdete:
- Prozessmodellierung: Der Übergang von Papier zu Digital
- Die entscheidende Rolle von Standards
- Kompetenzlücken schließen
- Steuerung von Projektumfang und Veränderungen
Und wie wir diese erfolgreich gemeistert haben.
Prozessmodellierung: Der Übergang von Papier zu Digital
Einer der herausforderndsten Aspekte der Digitalisierung papierbasierter Systeme besteht darin, bestehende Workflows neu zu denken und zu modellieren. In vielen großen Organisationen stammen die Teams, die diese digitalen Prozesse definieren, häufig aus der Systemadministration oder IT, anstatt aus dem Bereich der Prozessoptimierung. Dadurch tendieren sie dazu, papierbasierte Abläufe mithilfe einfacher Blockdiagramme, die Schritt-für-Schritt-Workflows abbilden, zu replizieren – ohne die Feinheiten des digitalen Datenmanagements angemessen zu berücksichtigen.
Beim Übergang zu einem System, das rollenbasiertes Zugriffsmanagement und transaktionale Datenbanken nutzt, zeigt sich schnell, dass eine oberflächliche Nachbildung papierbasierter Prozesse an ihre Grenzen stößt. Zentrale Fragestellungen zur Datenspeicherung, zum Datenabruf und zur Interaktion zwischen den verschiedenen Rollen bleiben häufig unberücksichtigt. Die Herausforderung besteht darin, das traditionelle Denkmodell zu überwinden und zu erkennen, dass ein digitaler Prozess die Daten-Normalisierung, effizientes Indexing und ein konsequent durchdachtes strukturelles Design erfordert – Eigenschaften, die in einer robusten Softwarearchitektur verankert sind.
Die entscheidende Rolle von Standards
Frameworks wie ITIL, ITSM und Methoden wie RUP werden seit langem genutzt, um Prozesse in IT-Umgebungen zu standardisieren. Im Bereich des Softwaredesigns wird jedoch der Einsatz fortschrittlicher Modellierungstechniken – wie der Unified Modeling Language (UML) – unerlässlich. UML ermöglicht eine präzise, visuelle Darstellung von Prozessen, die sowohl technischen Teams als auch Kunden klar vermittelt werden kann.
Die steile Lernkurve dieser Standards führt oft dazu, dass Kunden und interne Stakeholder ihre Prinzipien nicht kennen. Dadurch werden erste Prozessdefinitionen ohne ausreichendes Fachwissen erstellt. Das Ergebnis ist ein Modell, das papierbasierte Abläufe fortführt, statt einen optimierten digitalen Prozess zu schaffen. Fehlen umfassende Standards, erfordert das Hinzufügen kritischer Funktionen später oft einen großen Umbau – was zusätzliche Risiken und eine geringere Systemqualität mit sich bringt.
Kompetenzlücken schließen
Ein Mangel an spezialisierten Kenntnissen kann den Übergang erschweren. In vielen Organisationen fehlt dem Team, das für die Digitalisierung verantwortlich ist, das tiefgehende Verständnis für fortschrittliche Prozessmodellierung und Daten-Design, um potenzielle Herausforderungen rechtzeitig zu identifizieren und zu adressieren. Mit dem richtigen Fachwissen können jedoch wichtige Details besser erfasst werden, was nicht nur dazu beiträgt, Missverständnisse zu vermeiden, sondern auch das Vertrauen in die Projektdurchführung stärkt.
Steuerung von Projektumfang und Veränderungen
Die unkontrollierte Erweiterung des Projektumfangs kann eine erhebliche Herausforderung darstellen. Wenn Funktionen ohne klare Standards oder ein Expertenteam definiert werden, führen ständige Änderungen und zusätzliche Anforderungen zu Risiken. Entwicklungsteams beginnen möglicherweise mit der Implementierung basierend auf unvollständigen oder sich ändernden Spezifikationen, was zu Konflikten zwischen Anforderungen oder übersehenen Funktionen führen kann. Häufige Überarbeitungen und zusätzliche Besprechungen – oft mit Projektmanagern statt den Entwicklern selbst – erhöhen die Komplexität des Projekts und können den Fortschritt verlangsamen. Ein strukturiertes Management des Projektumfangs ist daher unerlässlich, um diese Risiken zu minimieren und das Projekt erfolgreich voranzutreiben.
Ein pragmatischer Ansatz: Die Einführung domänenspezifischer Sprachen (DSL)
Nach Jahren der Erfahrung mit PIAM-Systemen und der Digitalisierung papierbasierter Prozesse hat sich eine vielversprechende Lösung herauskristallisiert: der Einsatz einer domänenspezifischen Sprache (DSL). Eine DSL ist im Wesentlichen ein maßgeschneiderter Teil einer Programmiersprache, der speziell entwickelt wurde, um die relevanten Variablen, Prozesse und Interaktionen innerhalb eines bestimmten Bereichs zu beschreiben. Dieser Ansatz bietet mehrere überzeugende Vorteile:
- Einfachheit und Klarheit: Durch die Definition einer begrenzten Anzahl von Operationen erleichtert die DSL es Kunden und nicht-technischen Stakeholdern, die zugrunde liegenden Prozesse zu verstehen. Wenn die Sprache die Geschäftslogik des Kunden widerspiegelt – zum Beispiel, indem ein Genehmigungsprozess mit den entsprechenden Genehmigern und Anwendungen beschrieben wird – wird die Kommunikation zwischen den Stakeholdern nahezu codeartig und somit von Natur aus klar und verständlich.
- Schnelle Einführung: Im Gegensatz zu umfassenden Standards wie UML oder ITIL weist eine gut gestaltete DSL eine deutlich flachere Lernkurve auf. Dies ermöglicht es allen beteiligten Parteien, die Prozessdefinitionen schnell zu verstehen und aktiv zu deren Verfeinerung beizutragen.
- Frühe Erkennung von Widersprüchen: Die strukturierte Natur der DSL zwingt zu klaren Definitionen von Dateninteraktionen und Prozessabläufen. Diese Strenge hilft dabei, kritische Widersprüche zwischen verschiedenen Anforderungen früh im Entwicklungszyklus zu erkennen.
- Iterative Implementierung: Mit der DSL als gemeinsamer Sprache können Teams Prozesse iterativ umsetzen und regelmäßige Demos durchführen, die den fortschreitenden Fortschritt zeigen. Diese iterative Methodik hilft, Erwartungen abzustimmen und ermöglicht agile Anpassungen an sich ändernde Anforderungen.
Die Vorteile und Grenzen des DSL-Ansatzes abwägen
Obwohl der DSL-Ansatz viele der Herausforderungen bei der Digitalisierung papierbasierter Prozesse adressiert, ist es wichtig, seine Grenzen zu erkennen. Bei Projekten mit größerem Umfang – bei denen die digitale Transformation über die bloße Replikation bestehender Prozesse hinausgeht und in völlig neue Geschäftsbereiche wie Zahlungen vordringt – könnte die begrenzte Natur der DSL zu einem Hindernis werden. Aus unserer Erfahrung hat sich die DSL zwar als sehr leistungsfähig für die Modellierung von Geschäftsprozessen erwiesen, jedoch ist sie nicht universell auf alle Systemfunktionen anwendbar. Automatisierte Prozesse wie DSGVO-Konformitätsroutinen oder E-Mail-Benachrichtigungen bei Ablauf von Zertifikaten fallen oft außerhalb des Anwendungsbereichs der DSL..
Daher ist die DSL zwar ein effektives Werkzeug für einen spezifischen Teilbereich der Prozessdigitalisierung, aber sie muss mit Bedacht eingesetzt werden. Ihre Stärke liegt in ihrem domänenspezifischen Fokus, und eine falsche Anwendung auf größere oder nicht verwandte Bereiche könnte das Projekt unbeabsichtigt neuen Risiken aussetzen.
Weitere Entwicklungen und Zukunftsperspektive
Im Zeichen kontinuierlicher Innovation endete unsere Reise nicht mit der Einführung der DSL. Im vergangenen Jahr starteten wir ein herausforderndes Projekt mit dem Codenamen „GRID“ (Grammar-Railed Decoding) und „Forms“ – eine zum Patent angemeldete Technologie, die IT-Spezialisten dabei unterstützt, PIAM-Systeme mit mehr Leichtigkeit und Präzision zu entwickeln (learn more). Ursprünglich auf Crowd-Anwendungen ausgerichtet, hat sich diese Technologie weiterentwickelt, um das volle Potenzial der digitalen Prozessautomatisierung zu erschließen.
Durch die Integration der DSL in unser GRID-basiertes Framework können wir nun maßgeschneiderte Geschäftsprozesse generieren, die den spezifischen Anforderungen einer Organisation gerecht werden. Diese Integration ermöglicht den Einsatz intelligenter Services, die Genehmigungsprozesse automatisch ausführen, wodurch die betriebliche Effizienz gesteigert wird. Im Gegensatz zu universellen Code-Generatoren oder Services, die oft Schwierigkeiten haben, den Kontext zu erfassen, verfügen unsere DSL-informierten Services über das notwendige Fachwissen, um Befehle präzise auszuführen. Diese Synergie zwischen domänenspezifischer Modellierung und fortschrittlicher Automatisierung verspricht eine drastische Verbesserung der Gesamtqualität und Robustheit des finalen digitalen Produkts.
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