Eine zentrale digitale Identität etablieren, wiederkehrende Verwaltungsprozesse im Personal- und Sicherheitswesen dezentral, zeit- und ortsunabhängig organisieren und automatisieren: IDfunction macht das ID-Management im Unternehmen ein gutes Stück einfacher und sicherer. Unser System spart nicht nur Ressourcen und Kosten, sondern steigert auch die Akzeptanz.

Wenn es um digitale Identitäten geht, ist evolutionID schon seit über 20 Jahren der richtige Partner: Wir entwickeln und vertreiben professionelle und KI-gestützte ID-Management-Systeme für Behörden, Großunternehmen und KMUs, für Kliniken und Studentenwerke. Im Fokus steht dabei stets die Effizienzsteigerung und Automatisierung von Prozessen: Immer wieder auftretende Verwaltungsvorgänge, zum Beispiel beim Personal- oder Besucher-Handling, gilt es möglichst rationell im ID-Management-System abzubilden und auszuführen.

Das ist komplexer, als es zunächst den Anschein hat: Denn in modernen Unternehmen braucht jeder Mitarbeiter eine Vielzahl von Berechtigungen: Er muss sich bei der Zutrittskontrolle authentisieren, bei der Zeiterfassung, beim PC-Log-on, beim Bezahlsystem in der Kantine. Er muss sich ausweisen, wenn er bestimmte Maschinen nutzt, Arbeitskleidung in Empfang nimmt oder zurückgibt. Diese Komplexität zu entflechten, die Verwaltung intuitiv und benutzerfreundlich umzusetzen, das ist das Ziel unseres von Grund auf selbst entwickelten ID-Management-Systems IDfunction.

Für die Authentisierung braucht jeder Mitarbeiter einen personalisierten Ausweis, beidseitig bedruckt mit Foto, Angaben zur Person und natürlich einem RFID-Chip nach gängigen Standards wie Legic oder DESFire. Diesen Chip muss man für die verschiedenen sicherheitskritischen Bereiche freischalten. Dies geschieht heute oft noch, indem die Karte bei jedem einzelnen System angemeldet wird. Kann man so machen, ist aber in der Praxis recht fehleranfällig und kostenintensiv, vor allem aber riskant!

Muss man jeden neu eingestellten Mitarbeiter von der Zutrittskontrolle über die Maschinennutzung bis zur Wäscheausgabe bei zahlreichen Inselsystemen anmelden, kostet das zunächst einmal unnötig Zeit und Geld. Echte Sicherheitsrisiken entstehen aber, wenn ein verlorener oder entwendeter Ausweis über Zugangsberechtigungen für sensible Bereiche verfügt und in einem zersplitterten System nicht schnell genug bei allen relevanten Security-Systemen gesperrt werden kann.

Eine zentrale digitale Identität, auf die alle sicherheitsrelevanten Systeme zugreifen, bildet die Basis, um Prozesse wie die Neueinstellung oder Kündigung eines Mitarbeiters, aber auch das Sperrmanagement nicht mehr gültiger Ausweise so zu optimieren, dass nicht nur viele unnötige Eingaben, sondern auch Sicherheitslücken vermieden werden. Die Effizienz der eingeführten Prozesse spiegelt also 1:1 das Sicherheitslevel wider.

Wir sind der festen Überzeugung: Die Sicherheit eines Unternehmens ist das Resultat einzelner effizient umgesetzter Prozesse. Nach dem KISS-Prinzip – Keep It Save and Simple – haben wir unser eigenes intuitives, innovatives und KI-gestütztes ID-Management-System entwickelt: IDfunction. Über dieses zentrale ID-Management-System werden wichtige Prozesse dezentral, zeit- und ortsunabhängig organisiert. Somit sparen wir Ressourcen, steigern die Effizienz, heben das Sicherheitsniveau – und senken drastisch die Kosten.

Das Selfie für den Mitarbeiterausweis

Wie das in der Praxis aussieht? Stellen Sie sich ein Unternehmen mit 30.000 Mitarbeitern vor, das ein ID-Management-System einführt. Die HR-Daten werden automatisiert über Schnittstellen bereitgestellt, und individuelle Berechtigungen werden konfiguriert. Für die Produktion eines Mitarbeiterausweises braucht es aber noch ein Foto, das den Ausweis eindeutig dem Mitarbeiter zuordnet. Die optische Identität ist ein Teil der digitalen Identität.

Wer in diesem Unternehmen jeden Mitarbeiter zum Fototermin lädt, kann gleich einmal die Beschäftigtenzahl mit etlichen Gehminuten plus der Zeit für die Aufnahme multiplizieren. So kann er sich ausrechnen, was er in mit dieser Arbeitszeit Besseres hätte anfangen können – und was die ganze Aktion dem Unternehmen kosten wird.

Mit IDfunction kann jeder Mitarbeiter oder Besucher sein Bild selbst mit verschiedenen Endgeräten aufnehmen, zum Beispiel per Smartphone, Tablet oder PC-Client, oder ein vorhandenes Bild hochladen. Eine plattformneutrale, Browser-gestützte Benutzeroberfläche macht’s möglich. Eine KI-gestützte Gesichtserkennung begleitet den Benutzer bei der Aufnahme, und das Resultat ist ein perfektes und valides Foto. Der Bildhintergrund lässt sich automatisiert über KI neutralisieren und nach CI-Vorgaben ersetzen. Optional kann das Bild sogar automatisiert einer weiteren Prüfung unterzogen werden, um festzustellen, ob es den Anforderungen an ein echtes biometrisches Bild genügt. Diese Funktion ist für jede Behörde ein Muss. Danach ist das Bild im System verfügbar, und die für die Weiterverarbeitung verantwortliche Person wird automatisch benachrichtigt, beispielsweise per E-Mail oder SMS. Sie weiß nun, dass das Foto für die Produktion eines Ausweises verfügbar ist.

Die rationelle Fotoaufnahme ist nur eines von unzähligen Beispielen für professionelle und effiziente Workflows, die ein zeitgemäßes Identity-Management-System wie IDfunction heute bietet: Prozesse werden dezentralisiert, Arbeitsaufwände reduziert.

Unsere Aufgabe sehen wir nicht zuletzt darin, die relevanten Prozesse beim Kunden zu identifizieren und automatisiert in IDfunctionumzusetzen. Diese Prozesse sind ebenso vielschichtig und verschieden wie unsere zahlreichen Kunden. Ganz fertig wird unser System also nie werden – und das finden wir gut so, daher würden wir uns freuen, wenn Sie uns weiter folgen.

Ganz fertig auch dieser Artikel nie werden – denn wir werden Sie Zug um Zug über weitere Funktionen und Anwendungsbereiche von IDfunction informieren.

Bleiben Sie gespannt…

Was die Pandemie-App und Alexa mit digitalen Identitäten zu tun haben

Richtig angewendet, können digitale Identitäten unser Leben ein gutes Stück einfacher und sicherer machen. Doch das Misstrauen gegenüber Datensammlungen aller Art ist groß und führt nicht selten dazu, dass wir die Vorteile zeitgemäßer Technik nicht nutzen. Die Praxis zeigt nicht erst seit Corona: Wer zentralisierte Datenbestände wirkungsvoll einsetzen will, muss Vertrauen schaffen.

Dass China auf Erfolge bei der Pandemiebekämpfung verweisen kann, ist unbestritten. Konsequent wird in der Volksrepublik moderne Digitaltechnik dazu genutzt, Personendaten zu sammeln, zu konzentrieren und auszuwerten: Digitale Identitäten werden elektronisch mit Bewegungsdaten verknüpft, das macht die Nachverfolgung von Infektionsketten ein gutes Stück einfacher.

Infektionsschutz – nicht um jeden Preis

Dennoch mag sich die fernöstliche Strategie hierzulande keiner zum Vorbild nehmen. Das „chinesische Modell“ ist uns dann doch ein wenig zu konsequent. Getreu dem Motto: Daten, die nicht digital vorliegen, können auch nicht digital missbraucht werden, setzen unsere Gesundheitsämter lieber auf handgeschriebene Kontaktlisten und telefonische Nachverfolgung – ein Verfahren, das bei steigenden Infektionszahlen allerdings schnell an seine Grenzen gerät. Und die Corona-App, sei „durchsetzt von einem fast paranoiden Datenschutz“, beklagt Kolumnist Patrick Bernau in der FAZ. „Die Corona-Funktionen tun alles dafür, dass ja niemand irgendwie herausfinden kann, wer wen getroffen hat.“ Die Furcht davor, dass Daten in falsche Hände geraten könnten,scheint weitaus größer als die Angst vor einer unkontrollierten Ausbreitung von Covid-19. Den „gläsernen Bürger“ gilt es zu vermeiden, auch auf die Gefahr hin, dass wir uns das Leben in so manchem Bereich schwerer machen, als es in Zeiten der Pandemie sowieso schon ist.

Weitaus weniger Ressentiments scheinen viele Zeitgenossen indes dagegen zu haben, sich ein Helferlein namens Alexa ins Wohnzimmerzu holen – ein Mikrofon, das Sprachaufnahmen auf einen nicht näher bezeichneten Server in den USA weiterleitet. Und bei der Suche nach einem Restaurant vertraut man Google auch breitwillig seinen aktuellen Standort und seine generellen Vorlieben an. Denn praktisch sind sie ja, unsere digitalen Identitäten bei Google, facebook und Konsorten: Kostenlos werden Serverkapazitäten, digitale Landkarten, Leitsysteme und Assistenten bereitgestellt. Bezahlen müssen wir allenfalls dadurch, dass wir uns Werbung ansehen, die exakt auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Das Nutzen-Risiko-Prinzip

Wie hoch die Akzeptanz digitaler Identitäten letztlich ist, hängt also offensichtlich ganz entscheidend davon ab, welchen unmittelbaren Nutzen sie bieten, vor allem aber, wie sehr die Anwender demjenigen vertrauen, der sie erhebt, verwaltet und absichert. Dies gilt für demokratische Staaten genauso wie für Unternehmen.

Inwieweit das schier grenzenlose Vertrauen berechtigt ist, das viele von uns Suchmaschinen, E-Commerce und sozialen Netzwerken  entgegenbringen, sei einmal dahingestellt. Ebenso berechtigt ist die Frage, warum manche von uns einer der weltweit stabilsten Demokratien derart misstrauen, dass sie nicht einmal bei der Bewältigung der schwersten Krise seit dem Zweiten Weltkrieg mit der Bundesregierung kooperieren möchten.

Festzustellen bleibt jedoch: Google, facebook und Co sind zwar nicht gerade die Gralshüter des Datenschutzes – aber sie sagen uns zumindest vorher genau, wofür sie unsere Daten einsetzen wollen: Wir sollen animiert werden, zu konsumieren. Ob wir das dann auch tun, bleibt letztlich unsere Entscheidung. Die Polizei hingegen entscheidet nicht selten für uns: Persönliche Daten, die wir eigentlich zur Kontaktverfolgung und Pandemiebekämpfung hinterlegt haben, werden, wenn sie nun schon mal da sind, auch gleich zur Verfolgung von Kleinkriminellen genutzt.

Klare Konzepte statt Vorratsdaten

Wer Daten nach dem Eichhörnchenprinzip sammelt und bunkert – frei nach der Devise: Da fallen uns in Zukunft bestimmt noch tolle Zweit- und Drittverwertungsmöglichkeiten ein – der sollte sich über mangelnde Akzeptanz nicht wundern. Weg von der Blackbox, hin zum transparenten Datenschutz, das ist der Rat, den wir unseren Kunden in puncto digitale Identität geben.

Natürlich muss erst einmal der Datenbestand, muss das Rechenzentrum gegen Angriffe von außen gesichert sein. Dazu gehören Firewalls, Verschlüsselungen, Mehrfaktor-Authentisierung und Mitarbeiterschulungen zur Spearphising-Prävention.

Was wir bei unserer täglichen Arbeit immer wieder erleben: Schutz vor Hackern ist wichtig – mindestens ebenso wichtig für die Akzeptanz von digitalen Identitäten im Unternehmen ist aber ein klares und von vornherein lückenlos kommuniziertes Datenerhebungs- und -auswertungskonzept. Welche persönlichen Informationen werden gesammelt? Wozu werden die erhobenen Daten eingesetzt? Wer erhält welche Zugriffsrechte? Diese drei einfachen Fragen gilt es vorab zu klären, zusammen mit dem Betriebsrat und der Belegschaft. Die Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzbestimmungen wie auch der betriebsinternen Regeln muss nach dem Rollenprinzip durchgesetzt und jederzeit überprüfbar sein. Sekundärauswertungen ohne vorherige Absprache sind tabu. Wichtig ist hingegen, zu verdeutlichen, welche Vorteile das System bringt – für das Unternehmen wie auch für die Mitarbeiter. Mehr Sicherheit, einfachere Prozesse und effizientere Verwaltung sind Argumente, für die jeder zugänglich ist – wenn er weiß, dass seine Daten verantwortungsvoll eingesetzt werden.

Vertrauen beruht auf Information und Verlässlichkeit, das gilt auch und ganz besonders für digitale Identitäten.